Mengapa Software untuk Sistem Manajemen Persediaan (Inventory) Sangat Penting untuk Mengelola Gudang yang Efisien
Lisa Schwarz | Sr. Director of Product Marketing | NetSuite
Sejak tahun 9500-11.000 SM, masyarakat agraris primitif mulai menyimpan benih, biji-bijian, dan bahan baku makanan yang mereka kumpulkan, orang-orang telah mencari cara-cara untuk mengelola persediaan mereka dengan lebih baik.
Langkah-langkah itu mengambil lompatan besar ke depan pada tahun 1973, dengan dimulainya Kode Produk Universal (UPC – Universal Product Code) di toko-toko grosir di Amerika Serikat dan Kanada. Pengecer, distributor, dan produsen yang telah mencari strategi bagaimana cara untuk melacak, mengelola, dan memahami persediaan mereka dengan lebih baik sekarang setidaknya memiliki standar yang disepakati untuk teknologi mereka. Melalui hype RFID di pertengahan hingga akhir 90-an, hingga kemajuan teknologi-teknologi sensor lainnya hingga janji Internet of Things (IoT), metode pengelolaan persediaan terus meningkat. Namun, terlalu banyak organisasi yang masih terjebak melakukan penghitungan manual, menyimpan informasi di spreadsheet, atau clipboard yang lebih buruk, dan tidak mau berinvestasi dalam teknologi yang telah terbukti meningkatkan manajemen persediaan.
Meskipun pemindai genggam dan IoT mungkin terdengar lebih seksi, hal pertama yang harus dimulai adalah dengan software untuk mengelola persediaan.
Apa itu Software untuk Sistem Manajemen Inventory dalam Mengelola Persediaan?
Software yang melacak persediaan tidak hanya memperhitungkan apa yang ada di rak ruang toko atau pallet gudang. Software pelacakan persediaan yang canggih juga akan memperhitungkan suku cadang, apa yang dimiliki mitra atau pelanggan penting, dan banyak lagi. Sama pentingnya, software manajemen persediaan tidak hanya memperhitungkan jumlah dan lokasi. Terintegrasi dengan baik dengan paket software akuntansi atau ERP, ini melacak item di seluruh akuisisi, penjualan, dan usia untuk produk seperti barang yang mudah rusak. Dari sana, sistem manajemen persediaan juga harus dapat melacak barang atau suku cadang di beberapa gudang, manajemen logistik, dan dapat melakukan konversi mata uang untuk persediaan yang berlokasi di luar negeri.
Untuk retail, software untuk mengelola persediaan juga harus terintegrasi dengan data Point of Sale (POS) sehingga organisasi memiliki wawasan real-time tentang tingkat stok dan dapat menghindari dampak kehabisan stok pada pengalaman pelanggan.
Fungsionalitas yang disediakan oleh software untuk mengelola persediaan mencakup, tetapi tidak terbatas pada: pelacakan titik pemesanan ulang, memberi tahu manajer ketika persediaan berjalan terlalu rendah atau terlalu tinggi; pelacakan aset, menggunakan kode batang, RFID atau sensor lain untuk menentukan lokasi yang tepat dari suatu persediaan; manajemen layanan, untuk melacak biaya material layanan; identifikasi produk; dan identifikasi persediaan, perkiraan permintaan otomatis, dan pelacakan metrik manajemen persediaan teratas.
Apa yang Dapat Dilakukan Software Manajemen Persediaan (Inventory) untuk Gudang?
Kunci untuk setiap operasi gudang yang sukses adalah efisiensi. Setiap bisnis yang masih mengelola persediaan mereka dengan pena dan kertas, email, atau bahkan spreadsheet ditakdirkan untuk tertinggal dari para pesaingnya di industri ini karena ketidakefisienan yang tercipta.
Jika pebisnis masih melacak persediaan menggunakan Excel, maka pebisnis bisa saja kehilangan uang. Pelacakan membutuhkan waktu terlalu banyak dan tidak akan mendapatkan hasil maksimal. Pemilik usaha membuang-buang sumber daya dan kehilangan fokus.
Berikut adalah beberapa inefisiensi yang dapat diatasi oleh software untuk manajemen persediaan di gudang:
Kesalahan pengambilan dan pengiriman yang terlewat: Kesalahan dalam memilih persediaan karena kesalahan manusia dapat merugikan hingga berakibat fatal bagi gudang dalam waktu yang hilang. Ketika barang-barang itu kemudian dikirim, itu menjadi lebih mahal dengan pengiriman kembali, kehilangan kepercayaan pelanggan, dan pesanan yang terburu-buru. Software dapat membantu menghilangkan sebagian besar, jika tidak semua, kesalahan ini dengan kode batang, QR, dan teknologi sensor lainnya, serta manajemen bin, memastikan staf gudang menarik persediaan yang tepat pada waktu yang tepat, terlepas dari apapun tingkat pelatihannya.
Kesalahan penghitungan di stock opname: Pemeriksaan persediaan tahunan atau dua kali tahunan di mana seluruh staf berkumpul untuk memeriksa persediaan melalui akun manual perlu menjadi sesuatu dari masa lalu. Bahkan penghitungan ini dilakukan secara manual dengan kemungkinan kesalahan. Dan apa yang terjadi sepanjang tahun? Apakah bisnis puas hanya memiliki penghitungan persediaan yang akurat di sebagian waktu? Sistem otomatis dengan pemindai yang menyimpan data secara terpusat dan diperbarui secara real-time memastikan penghitungan yang akurat dan menghilangkan biaya administrasi dan inefisiensi tambahan.
Pengambilan manual: Salah satu pengeluaran terbesar yang menjadi penghambat dari setiap gudang adalah staf. Oleh karena itu, menjadi efisien dengan waktu pengambilan adalah salah satu bidang di mana software untuk manajemen persediaan dapat mengatasi secara terbaik. Paket software modern tidak hanya dapat memberi tahu staf di mana persediaan berada, tetapi juga rute terbaik yang harus diambil saat menarik banyak pesanan. Berbekal informasi ini, personel gudang dapat melakukan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Selain itu, ketika terjadi pergantian, anggota staf baru tidak perlu berbulan-bulan untuk memahami tata letak gudang dan lokasi barang.
Overstock / Understock: Gudang menghadapi dilema yang sulit dalam berapa banyak persediaan yang harus mereka simpan. Menyimpan persediaan barang di gudang yang terlalu banyak membutuhkan banyak modal. Jika menyimpan terlalu banyak persediaan, maka modal Anda akan terikat pada produk yang tidak terjual. Selain itu, ada biaya untuk menyimpan dan mengelola persediaan tersebut, terutama barang-barang dengan umur simpan yang terbatas. Namun jika menyimpan terlalu sedikit, tidak tersedianya atau terbatasnya persediaan barang di gudang akan membuat penjualan produk menjadi terhambat. Bisnis berjalan dengan risiko kehabisan stok dan ketidakmampuan untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Sistem manajemen persediaan modern, terutama yang terintegrasi erat dengan sistem ERP, dapat membantu peramalan dan perencanaan permintaan, memastikan bahwa jumlah persediaan yang disimpan berada pada jumlah yang tepat. Dan, seiring kemajuan yang dibuat dalam kecerdasan buatan mencapai gudang, teknologi itu dapat membantu bisnis memperhitungkan keadaan yang sebelumnya tidak terduga berdasarkan hal-hal seperti cuaca, permintaan pelanggan, atau berbagai peristiwa yang dapat memengaruhi permintaan produk.
Rekonsiliasi pengiriman masuk: Terlalu banyak gudang masih mengandalkan proses manual untuk menghitung dan merekonsiliasi pengiriman masuk, yang bisa rawan kesalahan dan mahal. Pemindai kode batang dan sensor lain yang diikat ke dalam sistem manajemen gudang tidak hanya mengurangi kesalahan tersebut tetapi juga membuat kondisi kerja yang lebih baik bagi karyawan, yang mengarah pada loyalitas karyawan yang lebih besar, dan lebih sedikit turnover keluar-masuk serta pelatihan yang dibutuhkan.
Tulisan ini dalam bahasa Inggris bisa Anda baca di link berikut Why Software for Inventory Management is Critical to an Efficient Warehouse dan tulisan-tulisan lain di NetSuite Business Solutions Articles.
