Rencana Implementasi Sistem ERP: Metodologi dan Proses
Joseph Clancey | Product Marketing Specialist | NetSuite
Solusi perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dirancang untuk mendukung organisasi di hampir setiap aspek operasi bisnis dengan memusatkan data dan melalui otomasi. Platform ini mengontrol proses internal, memfasilitasi perencanaan bisnis keuangan, vendor, material, barang, layanan, pelanggan, dan karyawan.
Fitur utama dari semua sistem ERP adalah database bersama yang mendukung banyak fungsi yang digunakan oleh berbagai unit bisnis. Dalam praktiknya, ini berarti bahwa karyawan di departemen yang berbeda, seperti akuntansi dan penjualan, serta sumber daya manusia, dapat mengandalkan informasi yang sama untuk kebutuhan proses bisnis mereka.
Bagaimana proses implementasi software ERP?
Setiap implementasi ERP sedikit berbeda tanpa template standar, namun secara keseluruhan, proses implementasi memiliki kesamaan inti di setiap instance. Pada tingkat tinggi, strategi implementasi ERP mencakup fase serupa untuk diperoleh dari pembelian solusi hingga menginstal lisensi atau software, mentransfer data keuangan dan transaksional, dan memetakan proses bisnis dan akses sistem untuk setiap departemen, grup pengguna, atau peran bisnis.
Langkah dan tahapan metodologi implementasi sistem ERP
Metodologi implementasi ERP bisa sederhana atau kompleks, berdasarkan faktor-faktor seperti ukuran organisasi, kompleksitas proyek, dan apakah Anda mengimplementasikan solusi lokal atau cloud.
Solusi lokal (on-premise) memiliki langkah-langkah tambahan termasuk instalasi infrastruktur hardware serta penambahan staf untuk memelihara infrastruktur. Karena semua aktivitas pendukung, seperti hosting konfigurasi dan penyiapan, dikelola secara internal, fase tambahan ini dapat berubah dan seringkali memperpanjang implementasi.
Implementasi Cloud ERP dapat melewati beberapa langkah tradisional yang melibatkan penerapan lokal (on-premise). Penyedia solusi mengelola infrastruktur, yang memungkinkan bisnis untuk fokus pada migrasi data, perubahan proses, dan pelatihan karyawan. Langkah-langkah tambahan hosting, server dan pemeliharaan biasanya dikelola oleh vendor ERP.
Tim proyek ERP
Tim proyek bertanggung jawab atas kesehatan keseluruhan proyek implementasi, mengawasi inisiatif dan jadwal harian yang memandu anggota melalui daftar periksa implementasi ERP mereka. Bergantung pada ukuran perusahaan dan apakah itu menerapkan solusi ERP berbasis cloud atau lokal, tim proyek akan terlihat berbeda.
Anggota tim proyek ERP akan terdiri dari manajer proyek dari vendor ERP dan organisasi, serta analis, pengembang, pengguna utama, dan insinyur. Setiap anggota memenuhi peran taktis independen yang berfokus pada pelaksanaan tugas konfigurasi, instalasi, pengujian, dan migrasi.
Dengan implementasi atau penerapan berbasis cloud yang lebih kecil dan tidak terlalu rumit, tim proyek sedikit berbeda. Mereka terdiri dari manajer proyek, pengguna utama, dan sering kali konsultan dari vendor ERP untuk membantu menginstal, memigrasi, dan menguji solusi baru.
Implementasi yang kompleks untuk perusahaan besar sering kali memiliki komite pengarah. Komite pengarah terdiri dari eksekutif dan manajemen bisnis, dan menetapkan hal-hal gambaran besar seperti strategi dan prioritas yang membenarkan investasi TI. Komite menentukan anggaran dan biasanya menetapkan tujuan tingkat tinggi.
Estimasi anggaran biaya implementasi ERP
Kesuksesan atau kegagalan proyek implementasi dapat bergantung pada penetapan anggaran yang realistis, dan alasan utama perusahaan melampaui anggaran adalah karena mereka memperluas ruang lingkup proyek ERP. Anggaran implementasi ERP dapat dipecah menjadi tiga kategori: biaya teknis, biaya tenaga kerja, dan biaya migrasi data.
Biaya teknis mencakup semua software, lisensi, hardware, dan biaya implementasi teknis yang diketahui. Ini akan mencakup faktor-faktor seperti peningkatan hardware dan software infrastruktur, konfigurasi basis data, pemeliharaan dan dukungan, kustomisasi, dan bahkan hosting.
Biaya tenaga kerja termasuk biaya internal dan eksternal yang berhubungan dengan orang, yang meliputi biaya pendidikan dan pelatihan, biaya manajemen proyek, biaya konsultasi dan biaya manajemen perubahan lainnya seperti perekrutan karyawan tambahan.
Biaya migrasi data ERP akan mencakup area seperti ekstraksi data sistem lama dan biaya penghentian, serta mentransfer data bersih ke solusi ERP baru.
Berapa sih biaya berlangganan software ERP?
Tidak ada angka yang sederhana untuk biaya implementasi ERP, tetapi Anda dapat memperkirakan berdasarkan faktor-faktor seperti ukuran bisnis, jumlah pengguna atau lisensi yang diperlukan, sesi pelatihan, penyesuaian yang diperlukan, migrasi aplikasi dan data, dan apakah ERP bersifat on-premise. vs. solusi cloud.
Sebagai aturan praktis, praktik terbaik menyarankan perencanaan setidaknya satu persen dari anggaran operasional organisasi. Angka ini meningkat dan menurun seiring dengan besarnya ukuran organisasi.
Solusi lokal (on-premise) menuntut pengeluaran modal yang lebih besar karena memerlukan biaya awal dan berkelanjutan yang besar untuk membeli dan mengelola biaya lisensi terus-menerus. Selain itu, solusi lokal telah menambahkan biaya terkait pemeliharaan infrastruktur TI solusi dengan hardware, server, dan fasilitas yang diperlukan, serta personel tambahan untuk memelihara sistem ini.
Biaya awal biasanya jauh lebih rendah untuk sistem cloud ERP, karena Anda hanya perlu fokus pada persyaratan software dan konektivitas ke sistem, itulah sebabnya hampir setengah dari penerapan ERP adalah cloud ERP. Ini karena penyedia ERP menghosting dan memelihara infrastruktur TI untuk organisasi, yang meminimalkan tuntutan waktu dan sumber daya.
Perencanaan manajemen perubahan pada proyek implementasi ERP
Salah satu tantangan terbesar selama implementasi ERP adalah mentranslasikan karyawan ke proses bisnis baru Anda, membuat users dan tim mengubah cara mereka agar dapat bekerja dengan teknologi baru. Memindahkan karyawan ke sistem, aturan, dan prosedur baru memerlukan kejelasan dan pelatihan, dan perusahaan memerlukan rencana manajemen perubahan yang solid untuk itu.
Mendorong perubahan ini membutuhkan project management yang kuat dan dukungan dari senior head. Untuk mengembangkan sistem baru, perusahaan membutuhkan project team yang berkomitmen untuk mewakili semua pengguna platform ERP. Tujuannya adalah untuk memastikan software akan mendukung kebutuhan dan proses bisnis semua departemen di seluruh perusahaan.
Rencana manajemen perubahan harus memiliki peta jalan terperinci yang mendefinisikan tujuan spesifik dari proses baru dengan beberapa elemen berikut:
- Analisis – Analisis kesiapan platform baru untuk mengidentifikasi peluang dan risiko.
- Penilaian Peran – Anda bisa melihat siapa saja tenaga kerja Anda saat ini dan kenali kesenjangan personel.
- Rencana komunikasi – Kembangkan rencana komunikasi terperinci yang mendefinisikan tujuan, pencapaian, hasil, dan proses transisi.
- Pemberdayaan tenaga kerja – Bantu karyawan berkembang dalam organisasi yang telah berubah dengan menerapkan peran baru dan rencana pelatihan.
- Pelaksanaan pelatihan – Lakukan pelatihan-pelatihan orientasi untuk sistem yang baru.
Proses perancangan dan pengembangan sistem
Selama tahap desain dan proses pengembangan rencana implementasi ERP, pelanggan dan vendor menentukan prosedur dan mendokumentasikan proses baru tentang bagaimana solusi ERP baru akan mengelola data. Setelah proses didefinisikan, mereka mengembangkan kerangka kerja (framework) database yang memenuhi persyaratan dan prosedur baru tersebut.
Misalnya, jika Anda bermigrasi ke solusi cloud ERP dari lokal (on-premise) atau jika solusi baru perlu terhubung dengan platform lain, seperti POS atau solusi manajemen persediaan (inventory), tim proyek perlu merancang dan mengembangkan kustomisasi atau API sebelum memigrasikan data apa pun ke sistem baru. Tim kemudian mengidentifikasi data dari solusi lama mereka yang perlu ditransfer ke solusi baru.
Strategi migrasi data
Migrasi data sangat penting untuk implementasi yang sukses, tetapi mentransfer data dari satu sistem ke sistem lain dapat menjadi rumit dan menghadirkan hambatan yang tidak terduga. Tujuannya adalah untuk memindahkan data bersih yang telah diidentifikasi, dibersihkan, dan dipetakan ke lokasi yang sesuai di sistem baru. Anda dapat membuat proses ini lebih efisien dengan berkoordinasi dengan analis proyek sebelum melakukan migrasi untuk melakukan analisis data dan analisis pemetaan.
Pelatihan/Training
Untuk membuka manfaat ERP, Anda perlu memastikan pengguna akhir, karyawan Anda, memahami cara memanfaatkan sistem baru. Pelatihan harus komprehensif dan tersedia bagi karyawan melalui kombinasi kesempatan belajar online.
E-learning memungkinkan pengguna untuk menyelesaikan pelatihan pada waktu mereka sendiri dan fokus pada pelatihan yang disesuaikan dengan peran mereka secara khusus, sambil membuat pelatihan yang lebih luas yang dapat diakses. Beberapa solusi sangat kompleks, dan memberikan pembelajaran berkelanjutan di luar fase implementasi akan mendorong kepemilikan pengguna jangka panjang.
Pengujian kesuksesan Implementasi
Setelah instalasi, administrator melalui fase pengujian dengan vendor untuk memastikan sistem dan data berjalan seperti yang diharapkan. Ini juga merupakan kesempatan untuk memecahkan masalah apapun atau membuat solusi untuk area yang tidak memenuhi standar atau berjalan sebagaimana mestinya.
Pengembang, insinyur, dan pengguna lain dari tim proyek menguji koneksi dan memvalidasi migrasi data, menyesuaikan penyesuaian sehingga solusi ERP berjalan optimal sebelum transfer data final dan tanggal tayang (go-live).
Go-live dan penerapan
Ini adalah momen besar: Sistem telah dikembangkan, sebagian besar data telah ditransfer, pelatihan produk dan aktivitas orientasi telah dilakukan, dan pengujian selesai.
Tapi masih ada beberapa langkah lagi. Data berbasis transaksi—persediaan (inventory), pesanan, PO, AR/AP, dan saldo—bersifat dinamis dan sering berubah, jadi Anda harus mentransfernya pada saat terakhir untuk menjaga akurasi. Setelah Anda menyempurnakan semuanya, atur data go-live dan sistem siap untuk digunakan.
Post-mortem dan evaluasi implementasi
Untuk mengevaluasi efisiensi solusi, Anda harus melihat faktor-faktor seperti reaksi pelanggan dan kebiasaan adopsi karyawan, untuk menentukan laba atas investasi yang sebenarnya dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Dalam hal produktivitas tenaga kerja, apakah karyawan menggunakan dan mengadopsi teknologi secara maksimal?
- Apakah otomasi ERP menghasilkan efisiensi yang nyata atau meningkatkan kepuasan pelanggan?
- Apakah ada tingkat retensi yang lebih tinggi atau lebih rendah dari pelanggan?
- Apakah rujukan dan metrik penjualan meningkat dari waktu ke waktu? Bagaimana dengan hubungan pelanggan?
- Apakah ada pengurangan tingkat persediaan (inventory) dan alur kerja yang lebih baik melalui perencanaan dan pengendalian?
- Seperti apa hasil produksinya?
Mengukur metrik tidak berwujud mungkin sulit untuk dievaluasi. Dengan proses otomatis ERP, Anda akan menemukan peningkatan efisiensi alur kerja dengan lebih sedikit kesalahan di seluruh organisasi, yang menghasilkan peningkatan pendapatan seiring waktu dan menghemat biaya.
Menunggu beberapa bulan hingga satu tahun untuk mengevaluasi metrik tidak berwujud ini dapat memberikan gambaran yang lebih baik tentang ERP dan kinerja organisasi, karena karyawan mungkin masih menyesuaikan diri dengan solusi baru.
Dukungan teknis
Dukungan pasca-implementasi adalah bagian akhir dari proyek implementasi ERP. Bahkan ketika semuanya berjalan dan berjalan, segala hal tidak selalu berjalan sesuai rencana. Personil pendukung yang berpengalaman harus tersedia untuk membantu masalah yang tidak terduga dan mampu menjawab pertanyaan. Bergantung pada ukuran implementasi atau kompleksitasnya, vendor mungkin menawarkan tingkat dukungan yang berbeda untuk membantu kebutuhan lebih lanjut.
Apapun jenis bisnisnya, mengimplementasikan solusi ERP adalah proyek penting yang menuntut perencanaan dan komitmen yang cermat dari seluruh organisasi. Implementasi ERP bisa menjadi pekerjaan besar, tetapi dengan perencanaan dan pelaksanaan yang tepat, penerapan sistem akan menghasilkan peningkatan pendapatan dengan sumber daya yang lebih sedikit.
Tulisan ini dalam bahasa Inggris bisa Anda baca di link berikut ERP Implementation Plan: Methodology and Process dan tulisan-tulisan lain di NetSuite Business Solutions Articles.
