Haruskah Membeli Sistem ERP? Ini Fitur, Manfaat, dan Pentingnya Bagi Bisnis Anda
Lisa Schwarz | Sr. Director of Product Marketing | NetSuite
Agar bisnis dapat memanfaatkan peluang pasar, bersaing dan berkembang di era digital, informasinya harus konsisten, akurat, diperbarui secara real-time, dan dapat ditindaklanjuti. Ketika bisnis tumbuh dan operasi menjadi lebih kompleks, eksekutif sering kali menemukan bahwa mereka beroperasi dengan informasi yang tidak dapat mereka percayai, tidak dapat digunakan secara efektif, atau keduanya. Memahami apa yang sebenarnya terjadi dalam bisnis mereka memakan waktu, dan pengambilan keputusan tidak praktis. Proses yang seharusnya sederhana, ternyata menjadi tidak sederhana. Realisasi ini mendorong banyak perusahaan untuk mempertimbangkan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Tapi bagaimana caranya mengevaluasi dan membeli ERP?
ERP menyentuh proses di seluruh organisasi, menjadi penting untuk mempertimbangkan kasus bisnis untuk sistem ERP, untuk menilai fitur dan manfaat ERP dan untuk memilih penyedia ERP terbaik untuk organisasi Anda sebelum membuat keputusan pembelian.
Apa itu ERP?
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dimulai dengan database bersama yang berisi informasi yang dibutuhkan bisnis Anda untuk menangani proses inti—dari akuntansi dan keuangan hingga persediaan dan manufaktur hingga pemrosesan order dan sumber daya manusia. Dengan memanfaatkan data bersama ini, sistem ERP menambahkan beragam modul untuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan alur kerja, melacak dan menganalisis operasi, serta mempromosikan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan lebih cerdas.
Sistem ini dapat memfasilitasi bisnis dengan informasi real-time dan akurat, sehingga Anda dapat membuat keputusan bisnis dengan baik berdasarkan data yang dihasilkan. Dengan mengumpulkan data transaksi bersama dari berbagai sumber, sistem ERP mencegah duplikasi data dengan memberikan integritas data. Kemudahan yang ditawarkan membuat pelaku usaha lebih memilih menggunakan ERP daripada cara manual dalam mengumpulkan data-data dari berbagai departemen bisnis mereka.
Mengapa perusahaan harus menggunakan ERP?
Sebagian besar manfaat potensial masuk ke dalam tiga kategori: penghematan biaya langsung dan tidak langsung, peluang untuk meningkatkan pendapatan, dan efektivitas bisnis yang lebih besar.
Alasan perusahaan menggunakan ERP
Perusahaan mempertimbangkan untuk memilih software ERP karena:
- Sistem mereka yang ada terbatas, tidak memungkinkan mereka untuk mengerjakan proses dengan cara yang sederhana, atau tidak bisa mengerjakan proses yang diperlukan sama sekali. Contohnya software akuntansi yang tidak dapat menangani akuntansi multi-entitas atau terhubung ke alat persediaan bisnis.
- Pertumbuhan yang pesat membuat perusahaan memerlukan sistem yang bisa mengurangi kebutuhan tenaga kerja manual, sehingga karyawan tidak perlu menghabiskan banyak waktu, misalnya, untuk menanggapi pertanyaan pelanggan yang sederhana satu per satu, sehingga bisa memiliki banyak waktu untuk menanggapi keluhan yang paling kompleks saja.
3 Manfaat Utama Sistem ERP Bagi Bisnis Anda
1. Penghematan biaya langsung dan tidak langsung. Sistem ERP mendorong penghematan biaya dalam berbagai cara. Misalnya, mereka dapat membantu menyederhanakan dan mengotomasi proses bisnis yang kompleks, menghemat waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan manual. Mereka juga dapat menghilangkan proses yang tidak menambah manfaat dan mengintegrasikan fungsi-fungsi di seluruh bisnis, membuat karyawan lebih terinformasi dan lebih mampu beradaptasi.
Dengan mengganti banyak sistem software dengan satu sistem, mereka mengurangi jumlah hubungan vendor teknologi yang perlu Anda kelola, yang biasanya menghemat biaya lisensi serta persyaratan integrasi, administrasi aplikasi, dan mengurangi kebutuhan untuk melatih staf dalam berbagai proses.
Memilih sistem ERP software-as-a-service (SaaS) berbasis layanan cloud, di mana penyedia layanan mengelola infrastruktur, kinerja, uptime dan upgrade, semakin mengurangi tanggung jawab IT.
2. Peluang untuk meningkatkan pendapatan. Sistem ERP dapat meningkatkan penjualan dengan membantu memastikan tingkat persediaan yang tepat untuk memenuhi permintaan pelanggan dan membangun bisnis yang berulang melalui layanan pelanggan yang lebih baik secara konsisten. ERP memungkinkan tim Anda memberikan jawaban yang lebih cepat atas pertanyaan pelanggan, mencapai tingkat akurasi pesanan dan pengiriman yang lebih tepat waktu, dan menggabungkan lebih banyak pilihan self-service sehingga pelanggan dapat membeli dari Anda kapan pun mereka mau.
Modul CRM (Customer Relationship Management) membantu meningkatkan kinerja penjualan melalui layanan pelanggan yang lebih baik dan membangun hubungan yang sehat dengan pelanggan.
Selain itu, dengan database pusat untuk semua informasi keuangan, sistem ERP dapat membantu bisnis mengidentifikasi produk yang paling menguntungkan, meningkatkan arus kas, dan memperkirakan permintaan.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis. Sistem ERP saat ini meningkatkan efektivitas bisnis dengan mempromosikan kolaborasi yang lebih mudah dan lebih cepat, memperkenalkan praktik terbaik dan otomasi ke dalam proses dan menyediakan data real-time tentang kinerja perusahaan di seluruh tim. Mereka membantu manajer mengidentifikasi tren dan peluang yang muncul dan mendukung pengambilan keputusan strategis dan taktis. Dengan ERP di tempat, tim berbagi data yang sama, daripada mengintegrasikan data secara manual dari berbagai sumber dari berbagai aging schedule atau daftar umur jatuh tempo piutang dan tingkat akurasi. Setelah diimplementasikan, sistem ERP juga harus menawarkan platform untuk pertumbuhan dan perubahan, membantu Anda memperkenalkan penawaran baru atau memasuki pasar baru dengan lebih cepat dan mudah.
Fitur Umum
Banyak sistem ERP yang bersifat modular. Sistem ini memungkinkan Anda untuk memulai dengan fungsi inti dan memperluas saat Anda siap atau memilih modul spesifik yang terkait dengan industri Anda atau karakteristik bisnis Anda.
Selain database yang mendasarinya, sebagian besar sistem ERP menawarkan alat dan fitur untuk akuntansi, perencanaan keuangan, audit, pengadaan dan kontrol rantai pasokan (SCM – Supply Chain Management), manajemen produksi, manajemen hubungan pelanggan (CRM – Customer Relationship Management), pemesanan dan pemenuhan. Penawaran yang lebih kuat mencakup e-commerce, otomasi layanan profesional, dan manajemen sumber daya manusia. Sistem ERP juga dapat mencakup kemampuan analitik dan intelijen bisnis, integrasi dan otomasi alur kerja, dan dashboard untuk memberikan akses dan kontrol yang lebih mudah kepada manajer.
Cara Memilih Sistem ERP yang Sesuai dengan Kebutuhan Bisnis Anda
Seperti halnya keputusan bisnis penting lainnya, mulailah dengan memperjelas tujuan dan harapan Anda, dan libatkan pemangku kepentingan utama yang paling diuntungkan dari implementasi yang sukses (dan paling rugi jika ada masalah). Setelah Anda memiliki tim implementasi ERP, identifikasi penawaran yang mungkin sesuai untuk bisnis Anda.
Jika Anda baru saja memulai, Anda mungkin mulai dengan permintaan informasi (RFI) yang memberi tahu penyedia ERP kira-kira apa yang ingin Anda capai dan menanyakan solusi mana yang mungkin mereka berikan. Anda mungkin ingin mencari bimbingan konsultan untuk membantu Anda mengevaluasi pilihan-pilihan yang ada, dan mungkin membantu Anda membuat permintaan proposal (RFP) atau permintaan penawaran (RFQ) yang lebih rinci nanti. (Perhatikan bahwa beberapa konsultan mungkin berspesialisasi dalam bekerja hanya dengan satu atau beberapa penyedia ERP pilihan.)
Saat Anda mempersempit penyedia ERP potensial Anda, Anda akan ingin membuat checklist implementasi ERP dan mengajukan pertanyaan spesifik dan terperinci tentang dukungan teknis, pemecahan masalah, dan biaya. Misalnya:
- Jangka waktu. Berapa lama implementasinya? Seperti apa jadwal detailnya? Sumber daya apa yang perlu saya sediakan, dan kapan? Bagaimana gangguan operasional dibatasi, dan kapan bisa terjadi?
- Kustomisasi. Seberapa banyak sistem dapat dikustomisasi dengan kebutuhan saya? Di mana kustomisasi sebenarnya diperlukan, dan di mana saya dapat menggunakan modul, laporan, atau sumber daya lain yang telah dibuat oleh vendor untuk industri saya? Apakah vendor saya memahami di mana proses dan persyaratan saya benar-benar unik? Apakah saya memahami di mana proses dan persyaratan tersebut mungkin tidak jauh berbeda dengan fungsi inti sistem ERP?
- Manajemen proyek. Bagaimana vendor akan mengelola proyek saya? Apakah saya akan memiliki satu kontak PIC yang berpengalaman? Siapa saja karyawan saya yang akan terlibat dalam implementasi? Bagaimana vendor membantu saya memonitor progress? Siapa yang harus saya hubungi jika ada masalah? Seberapa cepat mereka akan merespons?
- Kebergunaan (Usability). Adopsi pengguna adalah bagian mendasar dari penerapan ERP yang sukses. Tentukan seberapa intuitif dan mudahnya aplikasi tersebut digunakan oleh karyawan dari berbagai peran. Seberapa mudah seorang user menyelesaikan tugas-tugas dasar saat pertama sekali mereka berinteraksi dengan aplikasi?
- Biaya langganan. Dalam kontrak berlangganan, bagaimana struktur biayanya? Biaya mana yang di muka, biaya mana yang bulanan, dan bagaimana jika ada perubahan kontrak layanan atau fitur tambahan (misalnya membutuhkan penggunaan yang lebih dari biaya berlangganan yang ditagihkan)?
- Biaya proyek. Bagaimana implementasi saya mungkin memicu biaya tambahan? Di mana pelanggan lain mengalami biaya tambahan? Apa yang harus saya pahami secara teliti tentang ruang lingkup proyek?
- Migrasi data. Apa yang harus saya ketahui tentang memigrasikan data saya yang sudah ada? Apakah saya selaras dengan vendor ERP saya dalam menilai kompleksitas migrasi dari sistem lama, membersihkan data, menghilangkan data yang berlebihan atau usang, dan sebagainya?
- Pembaruan dan pemeliharaan. Bagaimana saya akan membuat perubahan pada sistem ERP setelah implementasi? Bagaimana proses penambahan fitur baru, perubahan jumlah pengguna, penyesuaian laporan baru atau perubahan lainnya? Perubahan apa yang dapat saya buat—misalnya, membuat laporan dan kueri baru? Kegiatan mana yang memerlukan bantuan dari vendor atau konsultan spesialis atau programmer?
- Fleksibilitas platform. Apakah vendor menawarkan alat pemrograman untuk menyesuaikan sistem? Apakah ada komunitas mitra yang kuat yang menawarkan aplikasi tambahan berdasarkan departemen atau industri dan integrasi yang telah dibuat sebelumnya dengan aplikasi lain?
- Pelatihan. Jenis pelatihan di tempat, pelatihan jarak jauh, atau sumber daya pelatihan apa yang disediakan? Berapa harganya, atau gratis? Seberapa sering mereka diperbarui dan diperluas?
Tuntut demonstrasi teknis menyeluruh, dengan peluang bagi tim Anda untuk menjelajahi pengalaman pengguna dan membayangkan seperti apa bekerja dengan software ini.
Pastikan untuk meminta referensi perusahaan serupa dengan perusahaan Anda yang telah menerapkan software yang sama—dan luangkan waktu untuk memeriksa referensi tersebut secara menyeluruh. Tanyakan apa yang terjadi jika ada masalah, apakah ada satu kontak dengan otoritas untuk memecahkan masalah, seberapa baik software bekerja dan bagaimana pengalaman pengguna membantu atau menghambat produktivitas. Tanyakan juga apakah orang-orang mereka dengan cepat mempercayai lingkungan baru (atau apakah mereka mencari solusi di luar itu), bagaimana rasanya bekerja dengan vendor ERP ini, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mulai melihat manfaatnya, di mana mereka berdiri sekarang dan langkah selanjutnya.
Cara Mempersiapkan Kasus Bisnis dalam Membeli ERP
Sebelum berinvestasi dalam suatu produk, Anda harus mempertimbangkan dan yakin produk itu akan memberikan manfaat bagi bisnis. Kasus bisnis membantu organisasi memperkirakan manfaat yang akan diberikan oleh sistem ERP, sehingga dapat menimbang manfaat tersebut terhadap biaya dan risiko implementasi dan membuat keputusan.
Untuk mempersiapkan kasus bisnis ERP, mulailah dengan masalah yang perlu Anda pecahkan dan manfaat yang ingin Anda peroleh. Anda dapat berekspektasi untuk mendapatkan beberapa manfaat tersebut dengan cepat—misalnya, penutupan pembukuan akhir bulan yang lebih cepat, atau ingin menonaktifkan server dan menghindari upgrade software yang tidak lagi Anda perlukan. Atau manfaat lain yang bersifat jangka panjang, seperti pertumbuhan produktivitas 10-20% setelah semua karyawan sepenuhnya terlatih dan Anda telah menguji dan menerapkan semua alur kerja otomatis yang Anda proyeksikan.
Hitung juga biayanya dengan cermat, termasuk biaya perencanaan, implementasi, pelatihan, dan pengurangan, berdasarkan penilaian realistis tentang apa yang biasanya diperlukan perusahaan seperti Anda untuk menerapkan sistem yang Anda pertimbangkan.
Beberapa dekade yang lalu, sistem ERP diutamakan untuk perusahaan terbesar, dan implementasinya sangat kompleks. Industri ini telah berkembang jauh sejak saat itu: sistem ERP terbukti dengan baik dan lebih sederhana untuk dikelola, sehingga lebih mudah untuk memperoleh manfaatnya. Jika Anda ingin menjadi selangkah lebih maju, membeli ERP adalah salah satu langkah paling kuat yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan daya saing Anda.
Tulisan ini dalam bahasa Inggris bisa Anda baca di link berikut Buying an ERP System: Features, Benefits and Reasons You Should dan tulisan-tulisan lain di NetSuite Business Solutions Articles.
