Tips Membangun Tim Implementasi ERP yang Sukses
Lisa Schwarz | Sr. Director of Product Marketing | NetSuite
Organisasi memilih untuk menerapkan sistem manajemen sumber daya perusahaan (ERP) karena berbagai alasan, termasuk untuk meningkatkan produktivitas, menciptakan pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan, dan mengurangi biaya. Sistem ERP dapat menghilangkan banyak proses berbasis kertas atau spreadsheet karena menyediakan seperangkat alat proses bisnis yang terpadu dan satu database dengan informasi dari seluruh bisnis yang digunakan setiap orang.
Tetapi karena sistem ERP mempengaruhi begitu banyak aspek bisnis, implementasi software dapat menjadi proyek yang besar dan panjang. Implementasi biasanya memakan waktu beberapa bulan, dan sering kali bisnis besar membutuhkan waktu lebih lama untuk diluncurkan (go live). Kesalahan dalam perencanaan atau implementasi, seperti tujuan atau persyaratan yang tidak jelas, dapat menyebabkan penundaan lebih lanjut. Untuk mencegah implementasi ERP terhambat atau bahkan gagal, sangat penting untuk membangun tim implementasi ERP yang baik. Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam sebuah implementasi. Inilah yang perlu Anda ketahui sebelum memulai:
Apa itu Tim Implementasi ERP?
Setiap proyek besar membutuhkan tim yang terampil dan berkomitmen, tidak terkecuali dalam implementasi ERP. Komunikasi diperlukan dalam implementasi ERP, yang artinya bahwa semua rencana proyek harus dikomunikasikan ke seluruh anggota organisasi. Rencana implementasi ERP harus mencakup tim anggota kunci yang diambil dari seluruh organisasi dan di semua tingkat senioritas. Tim ini termasuk eksekutif, manajer proyek, ahli dari berbagai bagian bisnis, pengguna akhir yang terpengaruh oleh implementasi, dan staf departemen IT atau sistem informasi yang terlibat dalam implementasi atau penyesuaian sistem.
Orang-orang ini memberikan sponsor yang sangat dibutuhkan, wawasan tentang pola pengguna dan proses bisnis, dan dukungan praktis. Salah satu tugas paling penting dalam implementasi perubahan adalah untuk memanfaatkan dukungan dari sponsor perubahan yang efektif.
Apa yang Dilakukan Tim Implementasi ERP?
Secara kolektif, tim implementasi ERP bertanggung jawab untuk mengikuti pelaksanaan praktik terbaik implementasi dan memastikan proyek berhasil dan sukses sehingga sistem ERP yang baru beroperasi seperti yang diharapkan. Tim ini terlibat dalam lingkup proyek sejak awal, membantu untuk memilih solusi yang selaras dengan tujuan bisnis dan dapat menyediakan fitur fungsionalitas dan kegunaan yang dibutuhkan organisasi. Tim membantu memetakan persyaratan untuk sistem ERP, menetapkan tonggak penting, menentukan bagaimana ia akan mendukung proses bisnis tertentu, dan menguji software baru sebelum diluncurkan.
Sangat penting untuk mengumpulkan tim lengkap di awal proyek, sehingga semua pemangku kepentingan utama (stakeholder kunci) memiliki kesempatan untuk didengar dan merasa bertanggung jawab untuk memfasilitasi implementasi yang sukses di semua fase.
Anggota Kunci dan Tanggung Jawab Tim Implementasi ERP
Melibatkan orang yang tepat dalam tim implementasi ERP sangat penting untuk keberhasilan keseluruhan proyek. Setiap anggota tim memiliki peran dan tanggung jawab yang berbeda untuk implementasi, yang harus didasarkan pada bidang keahlian mereka dan berapa banyak waktu yang dapat mereka curahkan untuk proyek tersebut. Tugas dan tanggung jawab ini harus didefinisikan dengan jelas sehingga semua orang tahu siapa yang melakukan apa, dan tidak ada kesenjangan dalam tanggung jawab.
Sponsor Eksekutif
Karena implementasi ERP dapat mempengaruhi hampir setiap aspek organisasi, setiap proyek membutuhkan sponsor eksekutif—seseorang di atau dekat atasan organisasi yang akan memperjuangkan dan mendorong strategi implementasi. Sponsor eksekutif membantu menilai risiko dan menyusun rencana tindakan, dan sering berfungsi sebagai pendukung perusahaan dan wajah internal proyek. Selama implementasi, sponsor eksekutif menerima pembaruan dari manajer proyek dan terkadang dari anggota tim inti.
Sponsor eksekutif biasanya membuat keputusan akhir tentang proyek, sebagian berdasarkan masukan dari tim implementasi sambil terus menyelaraskan dengan kebutuhan bisnis pelanggan. Keputusan ini dapat mencakup apakah akan meningkatkan anggaran proyek, proses bisnis mana yang akan diotomatisasi, dan apakah akan menambah atau menghapus personel.
Manajer Proyek
Implementasi sistem ERP membutuhkan partisipasi efektif dari seluruh organisasi. Masalah inilah yang menjadi kegagalan implementasi ERP pada kebanyakan perusahaan karena kurangnya kesadaran akan faktor organisasional seperti komunikasi dan kerja sama antar departemen, manajemen implementasi dan manajemen dukungan.
Setiap implementasi ERP membutuhkan orang yang memastikan jadwal terpenuhi dan proyek tetap dalam ruang lingkup yang direncanakan. Orang itu adalah manajer proyek. Mereka bertanggung jawab untuk menjaga agar proyek berjalan dengan lancar dan berkomunikasi dengan sponsor eksekutif dan anggota tim tentang kemajuan dan tantangan apapun selama implementasi.
Manajer proyek biasanya memiliki beberapa tugas. Mereka adalah orang yang tepat untuk memilih beberapa vendor ERP yang berbeda, menjadwalkan demo untuk tim dan mengatur evaluasi akhir. Mereka juga mengkoordinasikan semua langkah implementasi, termasuk memetakan sistem ke proses bisnis dan pengujian. Pada setiap tahap, manajer proyek akan memperbarui rencana proyek dan berfungsi sebagai penghubung antara sponsor eksekutif dan anggota tim.
Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka. Sangat penting untuk mengomunikasikan apa yang sedang terjadi, termasuk ruang lingkup, tujuan dan aktivitas dari proyek ERP. Hal ini untuk meningkatkan komitmen dan mampunya terpenuhi semua pekerjaan implementasi dan instalasi sesuai dengan jadwal yang direncanakan.
Pengguna Akhir
Kadang-kadang dikenal sebagai pengguna super, pengguna akhir yang termasuk dalam tim implementasi ERP akan menyampaikan kekhawatiran apapun yang dimiliki departemen mereka tentang pengaturan sistem. Biasanya, mereka juga mendorong adopsi di dalam departemen mereka, dan mereka menjawab pertanyaan non-teknis dari pengguna lain tentang cara menggunakan sistem setelah diluncurkan.
Pengguna akhir harus memiliki keterampilan kepemimpinan untuk mensukseskan proyek dengan rekan kerja lain, serta keterampilan teknis yang layak. Mereka juga membutuhkan keterampilan komunikasi yang hebat untuk membawa masalah departemen ke rapat selama implementasi dan untuk membantu pengguna lain memahami sistem baru.
Anggota Tim Inti Lintas Fungsi
Selain pengguna akhir, tim akan membutuhkan ahli teknis dari berbagai bidang bisnis, termasuk manufaktur (jika relevan), IT, dan keuangan. Anggota tim ini bertanggung jawab untuk membantu mengarahkan desain dan konfigurasi software untuk mendukung proses bisnis, dan mengidentifikasi cara untuk meningkatkan proses dengan sistem baru. Mereka biasanya perlu mempelajari beberapa aspek teknis dari software ERP untuk lebih memahami bagaimana hal itu dapat mengatasi kebutuhan bisnis yang berbeda dan membantu pengguna dengan masalah teknis.
Jika organisasi tidak menggunakan tim layanan vendor ERP atau mitra pihak ketiga untuk memimpin implementasi, anggota tim IT juga akan mewakili staf IT internal yang bertanggung jawab untuk menghidupkan sistem. Hal ini termasuk mengkonfigurasi software untuk kebutuhan bisnis, apakah itu cloud ERP atau solusi ERP lokal (on-premises). Jika perusahaan memilih sistem ERP lokal (on-premises), perusahaan juga harus mempekerjakan tim IT yang bertanggung jawab untuk menginstal dan memelihara sistem hardware dan software tersebut.
Penulis Laporan
Bagian penting dari nilai sistem ERP adalah kemampuan untuk menghasilkan laporan yang menganalisis setiap aspek bisnis. Tim implementasi ERP umumnya mencakup seorang penulis laporan yang menyesuaikan laporan perangkat lunak untuk memenuhi kebutuhan bisnis tertentu yang spesifik. Orang tersebut harus mengembangkan pengetahuan rinci tentang alat pelaporan sistem ERP dan data yang disimpan sistem.
Tanggung jawab penulis laporan termasuk menganalisis prosedur pelaporan organisasi yang ada dan mengembangkan cara untuk memperbaikinya dengan solusi baru. Mereka mungkin terus terlibat dalam memodifikasi dan membuat laporan semua proses yang berhubungan dengan pembuatan dan perancangan sistem yang baru setelah sistem diluncurkan (go live).
Mitra Implementasi
Perusahaan sering menggunakan mitra implementasi untuk menangani pekerjaan teknis yang terlibat dalam implementasi sistem dan untuk mengambil beberapa tanggung jawab tim implementasi ERP. Misalnya, mitra implementasi dapat bertindak sebagai manajer proyek dan juga mengoordinasikan aspek teknis penyesuaian dan pemasangan sistem.
Umumnya, mitra implementasi tidak akan mencakup setiap peran dalam tim implementasi, tetapi dapat menjadi ujung tombak upaya, memastikan jadwal dipatuhi, dan menangani pekerjaan teknis yang menantang yang memerlukan keahlian khusus.
Bagaimana Cara Membangun Tim Implementasi ERP yang Sempurna
Untuk rekap, berikut adalah lima hal yang perlu dipikirkan ketika membangun tim implementasi ERP untuk memastikan proyek yang berhasil dan sukses:
- Harus ada sponsor eksekutif. Seorang atasan yang penting dalam menggalang seluruh organisasi di belakang implementasi ERP.
- Sertakan peranan pengguna akhir dan pengguna lintas fungsi selama proses implementasi. Ini akan membantu memastikan kekhawatiran setiap departemen ditangani sejak awal dalam proyek.
- Pastikan anggota tim memiliki waktu untuk dicurahkan pada implementasi. Proyek ini akan memakan sebagian besar waktu karyawan, yang berarti beberapa tugas mereka yang lain mungkin perlu dipindahkan kepada karyawan lainnya.
- Pilih anggota tim berdasarkan keterampilan dan kemampuan mereka, bukan jabatan mereka. Sangat mudah untuk memilih anggota tim dengan peran senior, tetapi jika karyawan yang lebih junior memiliki pengetahuan dan keahlian untuk memberikan kontribusi yang berarti bagi implementasi, mereka mungkin lebih cocok.
- Pastikan bahwa Anda sudah mendefinisikan dengan jelas (pada awal proyek ERP) peran dan tanggung jawab implementasi ERP sejak dini. Anda memerlukan informasi ini untuk memilih anggota tim dengan keterampilan dan pengalaman yang tepat.
Tulisan ini dalam bahasa Inggris bisa Anda baca di link berikut Building a Successful ERP Implementation Team dan tulisan-tulisan lain di NetSuite Business Solutions Articles.
