Studi Kasus: Pro & Kontra NetSuite ERP untuk Firma Hukum Kecil hingga Menengah
Ringkasan
Lembaga bantuan hukum, dan pengacara… kita lupa, bahwa kebanyakan, mereka sama seperti bisnis jasa profesional lainnya.
Karena bekerja jarak jauh dan hybrid semakin popular, firma hukum kecil hingga menengah semakin sadar akan kekurangan teknologi mereka. Dibandingkan dengan industri lain, sektor ini secara historis harus berjuang untuk mengikuti kemajuan teknologi. Dengan sedikit sumber daya teknis internal dan anggaran terbatas untuk perangkat lunak yang tepat, banyak dari perusahaan ini telah menggunakan solusi dasar seperti QuickBooks, Odoo, Hashmicro, atau Accounting Seed untuk mengelola keuangan mereka.
Karena mereka sebagian besar mengharuskan klien mereka untuk membayar biaya di muka bahkan sebelum mereka mulai bekerja untuk klien, firma hukum menimbulkan banyak tantangan akuntansi. ERP untuk firma hukum merupakan bagian integral dari merampingkan biaya operasi dan memastikan mereka sesuai dengan standar akuntansi. Software akuntansi dan ERP berbasis open source seperti QuickBooks, Odoo, Hashmicro, Sage, atau Xero mungkin tidak cukup untuk mendukung sepenuhnya kebutuhan bisnis ini. Kesesuaian dengan peraturan pajak, hingga perbedaan mata uang, semuanya berperan dalam memilih perangkat lunak akuntansi yang tepat. Inilah sebabnya mengapa pengacara-pengacara memilih berkonsultasi tentang ERP dengan Rapid e-Suite.
Tantangan
Seperti disebutkan sebelumnya, karena firma hukum menerima retainer, ini, dapat menimbulkan risiko dan intervensi manual yang membingungkan dalam sistem akuntansi saat ini. Pendapatan diakui di masa mendatang, lama setelah Anda menerima retainer. Karena transaksi ini dibayar di muka dan mungkin terkait dengan pengeluaran di masa depan yang akan terjadi ketika layanan hukum diberikan, pada saat rekonsiliasi, semuanya bisa menjadi mimpi buruk.
Solusi
Dengan menerapkan kombinasi NetSuite ERP dan SRP, NetSuite membuat pengoptimalan piutang Anda dan mengontrol arus kas menjadi lebih mudah. Selain itu, karena Anda dapat dengan mudah mengonfigurasi anak perusahaan, perhubungan pajak, mata uang, dan nilai tukar, ini memungkinkan firma hukum untuk tetap mematuhi semua undang-undang negara yang relevan. Dengan solusi tangguh dan scalable seperti NetSuite, Anda dapat menghemat waktu dan tenaga, mengurangi biaya harian, dan error dengan menghilangkan intervensi manual dengan kesesuaian dengan peraturan-peraturan dan perpajakan.
Teknologi Kuat dan Fungsionalitas Utama
Ketika sektor layanan hukum terus berkembang, firma hukum membutuhkan platform teknologi yang kuat yang menyediakan fungsionalitas utama untuk mengimbangi pertumbuhan industri. NetSuite Alliance Partner Rapid e-Suite menghadirkan pengalaman industri termasuk pengetahuannya tentang terminologi hukum dan latar belakang IT yang mendalam untuk setiap implementasi.
Dalam bekerja sama, Rapid e-Suite akan:
- Mengonfigurasikan NetSuite untuk memungkinkan perusahaan mengelola uang yang diterimanya secara punggawa.
- Merancang prosedur penagihan dan mengatur kode pengacara dengan lancar.
- Memberikan praktik yang tidak terhambat oleh proses rumit yang dihasilkan dari tarif masing-masing pengacara yang berbeda.
- mengintegrasikan sistem teknologi yang ada secara langsung ke NetSuite untuk menciptakan solusi manajemen bisnis menyeluruh yang lebih kohesif.
- Membawa wawasan tentang akuntansi penerimaan uang per rekening oleh firma hukum yang kemudian mengelola dana tersebut dengan retainer dan menyederhanakan aktivitas ini.
- Merancang sistem pengingat untuk timeline tertentu. Misalnya, jika surat tanggal pengadilan harus dikeluarkan pada tanggal 15 Januari, sistem akan memberikan pengingat terlebih dahulu untuk memastikan bahwa tugas ditangani tepat waktu. Lansiran ini dapat diatur di semua kasus yang sedang ditangani.
Mengelola Persyaratan Komisi yang Rumit
Menggunakan Modul Komisi yang dibuat untuk NetSuite, Rapid e-Suite juga membantu perusahaan mengatur peran yang berbeda bagi pengacara dan dengan tarif aktual setiap pengacara (berapa tagihan mereka) dan persentase (berapa banyak yang mereka peroleh sebagai persentase dari pendapatan yang dihasilkan).
Misalnya, jika sebuah jasa permohonan hak cipta senilai Rp. 7.500.000,00—dan jika partner yang terlibat mencapai 50%—maka dia akan mendapatkan Rp. 3.750.000,00 dan perusahaan akan mendapatkan sisa Rp. 3.750.000,00. Karena hampir setiap firma hukum menggunakan jenis pengaturan ini untuk membayar pengacaranya, Rapid e-Suite membangun beberapa skenario penggantian dan kemudian mengemas kemampuan tersebut ke dalam NetSuite. Terakhir, Rapid e-Suite menyediakan berbagai penyesuaian untuk firma hukum yang ingin merampingkan proses faktur klien mereka dalam NetSuite.
Misalnya, perusahaan dengan beberapa klien aktif dapat menggunakan format faktur yang berbeda dan menghubungkan faktur tersebut ke portal pembayaran atau menggunakan spreadsheet Excel yang diformat untuk setiap pelanggan. Ini melampaui kemampuan pembuatan dan pengiriman faktur dasar, sehingga Rapid e-Suite dapat menyesuaikan sistem untuk memenuhi kebutuhan unik setiap perusahaan.
Mendukung Bisnis Anda yang Berkembang
Rapid e-Suite memberi firma hukum sistem ERP terintegrasi yang dapat menjalankan bisnis mereka yang sedang berkembang.
Alih-alih mempekerjakan anggota staf baru untuk mengelola operasi mereka yang semakin kompleks, perusahaan-perusahaan ini menghemat uang dan waktu dengan menerapkan cloud ERP yang menyediakan opsi “layanan mandiri” untuk pengacara yang pernah mengandalkan sekumpulan asisten hukum untuk mengevaluasi masalah di berbagai sistem.
Perusahaan juga menggunakan NetSuite untuk memenuhi persyaratan khusus industri seperti pemeriksaan konflik, yang menyatakan bahwa pengacara tidak dapat mewakili klien yang kepentingannya akan secara langsung merugikan perusahaan itu sendiri atau klien lain yang diwakili oleh perusahaan. Sebagian besar sistem ERP memerlukan entri dalam sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) luar untuk melacak jenis informasi ini, tetapi NetSuite mampu mengelolanya cukup dengan menggunakan fitur standar.
Begitu pula dalam pencarian klien atau prospek, dan memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah melacak setiap percakapan yang mereka lakukan dengan seseorang, sehingga mematuhi perundang-undangan mengenai pencarian konflik.
Menggunakan ERP cloud terpadu yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan mereka, perusahaan dapat merencanakan, berkolaborasi, dan membuat keputusan dengan lebih baik. NetSuite dan Rapid e-Suite membantu meningkatkan produktivitas karyawan, meminimalkan kesalahan, dan memberi mitra visibilitas penuh atas operasi mereka.
Langkah Berikutnya
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang perencanaan sumber daya perusahaan untuk firma hukum, hubungi Rapid e-Suite, Mitra Aliansi Oracle NetSuite, tentang cara memanfaatkan tim konsultan NetSuite untuk firma hukum kami yang terampil untuk meningkatkan pertumbuhan dan skalabilitas bisnis Anda. Cukup request konsultasi dan kami akan menghubungi Anda.
