Bagaimana Cloud ERP Dibandingkan dengan ERP On-premise: Mengapa data Anda lebih aman di cloud daripada on-premise
Lisa Schwarz | Sr. Director of Global Product Marketing | NetSuite
Jika Anda mempertimbangkan sistem ERP untuk bisnis Anda, kemungkinan besar Anda akan dibombardir dengan pilihan. Saat Anda mempertimbangkan pilihan Anda, salah satu keputusan terpenting yang harus Anda buat adalah apakah akan memilih solusi ERP berbasis cloud atau yang diinstal secara lokal.
Perbedaan mendasar antara ERP on-premise dan cloud ERP jelas: Solusi ERP on-premise diinstal secara lokal di perangkat keras dan server perusahaan Anda dan kemudian dikelola oleh staf IT Anda sementara cloud ERP—juga disebut SaaS, atau Software-as-a- Service—disediakan sebagai sebuah layanan. Dengan jenis penerapan ini, perangkat lunak ERP perusahaan dan data terkaitnya dikelola secara terpusat (di “cloud” Internet) oleh vendor ERP dan diakses oleh pelanggan menggunakan browser web.
Yang mungkin tidak begitu jelas adalah bahwa jenis model penerapan ERP yang Anda pilih dapat memiliki dampak signifikan di seluruh bisnis Anda. Berikut adalah beberapa faktor utama yang perlu Anda pertimbangkan saat mempertimbangkan apakah akan menggunakan perangkat lunak ERP on-premise atau berbasis cloud.
Biaya Kepemilikan
Sistem ERP on-premise biasanya memerlukan investasi awal dan berkelanjutan yang besar untuk membeli dan mengelola perangkat lunak dan perangkat keras terkait, server, dan fasilitas yang diperlukan untuk menjalankannya. Jika perusahaan Anda tidak memiliki staf IT yang besar atau berpengalaman, Anda mungkin juga harus menginvestasikan lebih banyak waktu dan uang untuk menambah personel dan melatih mereka. Lebih penting lagi, sistem on-premise mengharuskan tim IT Anda menghabiskan banyak waktu dan anggaran mereka untuk memastikan sistem Anda aktif dan berjalan saat Anda membutuhkannya, termasuk pemeliharaan perangkat keras, ruang server, dan banyak lagi. Ketika saatnya sistem ERP Anda ditingkatkan, IT kemudian harus menerapkan ulang sistem di berbagai komputer pengguna dan menerapkan kembali berbagai penyesuaian dan integrasi yang diinstal bisnis Anda pada perangkat lunak sebelumnya.
Untuk ERP berbasis cloud, biaya awal biasanya jauh lebih rendah karena Anda cukup mengimplementasikan perangkat lunak sesuai kebutuhan Anda dan kemudian mengaksesnya melalui koneksi internet komputer Anda. Penyedia cloud ERP menghosting dan memelihara semua infrastruktur IT untuk Anda, memastikan sistem selalu berjalan, bahwa data aman, dan peningkatan produk diluncurkan tanpa kesulitan ke solusi Anda tanpa merusak penyesuaian yang Anda terapkan sebelumnya. Pada akhirnya, semua ini memungkinkan sumber daya IT Anda untuk fokus pada inovasi dan membantu mengembangkan bisnis secara lebih efektif, daripada menghabiskan jumlah waktu yang tidak proporsional untuk memelihara dan mengelola sistem on-premise Anda. Cloud ERP juga menawarkan model berlangganan pay-as-you-go yang dapat diprediksi, yang dapat membuat manajemen dan perencanaan arus kas menjadi lebih mudah.
Seiring waktu, penghematan IT itu bertambah. Ketika membandingkan total biaya kepemilikan solusi ERP on-premise relatif terhadap sistem cloud, satu studi analis industri menemukan bahwa ERP berbasis cloud dapat menghabiskan biaya 50 persen lebih rendah daripada ERP on-site untuk perusahaan dengan 100 karyawan selama periode empat tahun.
Upgrade dan Peningkatan Sistem
Perangkat lunak ERP on-premise dapat disesuaikan, tetapi penyesuaian tersebut terkait dengan penerapan perangkat lunak Anda saat ini dan tidak mudah untuk diterapkan kembali dengan versi mendatang. Saat penyedia ERP Anda merilis pembaruan dan penyempurnaan produk baru, penyesuaian yang Anda terapkan sebelumnya akan dihapus saat Anda meningkatkan dan tim TI Anda harus mulai menyesuaikan dari awal lagi. Itulah alasan utama banyak perusahaan menghindari peningkatan perangkat lunak ERP on-premise mereka dan hanya puas menjalankan bisnis mereka dengan teknologi yang ketinggalan zaman. Faktanya, dua pertiga dari bisnis skala menengah menjalankan versi lama dari perangkat lunak ERP mereka.
Sebaliknya, solusi cloud ERP seperti NetSuite terus ditingkatkan oleh penyedia sehingga Anda dapat yakin bahwa Anda selalu menggunakan versi terbaru dan tercanggih dari perangkat lunak ERP Anda. Karena platform cloud, aplikasi cloud terkemuka saat ini dibangun, penyesuaian dan integrasi yang Anda terapkan sebelumnya secara otomatis diteruskan ketika solusi diperbarui tanpa investasi tambahan.
Peningkatan Performa dan Aksesibilitas Sistem
Cloud ERP seringkali memberikan kinerja yang lebih baik daripada solusi on-premise. Arsitektur perangkat lunak cloud dirancang dari bawah ke atas untuk kinerja jaringan maksimum, yang dapat berarti ketersediaan aplikasi yang lebih baik daripada sistem ERP on-premise tradisional. ERP berbasis cloud juga menawarkan kinerja optimal yang dapat beradaptasi dengan kebutuhan Anda. Jika ada lonjakan dalam bisnis Anda, cloud ERP secara otomatis menyesuaikan dan secara dinamis menyediakan sumber daya tambahan untuk menangani lonjakan tersebut. Misalnya, NetSuite berkomitmen pada ketersediaan 99,5% untuk pelanggannya, memiliki kinerja waktu aktif rata-rata 99,98% selama 12 bulan terakhir, dan membuat informasi kinerja waktu aktif tersedia untuk semua pelanggan setiap saat di https://status.netsuite.com. Departemen TI lokal tidak mungkin dapat mencapai hasil ini, dan bahkan mungkin tidak dapat melaporkan hasil uptime sistem mereka secara teratur kepada manajemen.
ERP berbasis cloud tidak hanya dapat memberikan kinerja yang lebih baik dan aksesibilitas yang lebih baik, tetapi juga keamanan yang lebih baik. Karena ini adalah kompetensi inti mereka, penyedia Cloud ERP seperti NetSuite menjadikan pengamanan sistem mereka sebagai prioritas utama dengan memberikan sertifikasi keamanan data standar industri yang kuat seperti kepatuhan terhadap standar PCI DSS dan SAS 70. Selain itu, NetSuite mengikuti prosedur keamanan, pemulihan bencana, dan back-up ketat lainnya yang akan menghemat biaya dengan solusi ERP on-premise.
Mengapa Aata Anda Lebih Aman di Cloud daripada On-premise
Dalam lingkungan bisnis yang berpusat pada data saat ini, memiliki infrastruktur keamanan data yang dapat Anda percayai sangatlah penting. Ketika serangan siber menjadi lebih sering dan lebih canggih, kebutuhan untuk meningkatkan keamanan semakin meningkat dari hari ke hari.
Pada saat yang sama, banyak perusahaan sedang mempertimbangkan untuk beralih dari infrastruktur komputasi lokal (on-prem) ke infrastruktur cloud untuk pertama kalinya. Harga cloud computing telah turun drastis dalam beberapa tahun terakhir, dan menawarkan keuntungan dalam hal skalabilitas dan integrasi data.
Secara historis, perusahaan enggan memigrasikan aplikasi dan data ke cloud karena masalah keamanan. Para eksekutif paling khawatir tentang pengungkapan komunikasi mereka. Namun, ketika saya bertanya kepada eksekutif yang sama ini di mana mereka menyimpan email sensitif, teks, dan pesan langsung mereka, jawabannya hampir secara universal “di cloud.”
Faktanya, memindahkan data Anda ke layanan cloud hosting yang memiliki reputasi baik seperti Oracle memberikan tingkat keamanan yang tidak dapat diduplikasi di situs. Itu karena sebagian besar organisasi tidak memiliki sumber daya keuangan atau staf untuk memberikan manfaat keamanan yang sama seperti yang dapat dilakukan oleh penyedia layanan cloud besar.
Cloud ERP telah bergerak lebih dari sekadar mengikuti ERP on-premise dalam hal keamanan data. Dalam banyak hal, ERP di cloud lebih aman terhadap kehilangan dan pencurian data daripada data yang disimpan secara lokal di server Anda sendiri. Secara lebih rinci, inilah mengapa cloud ERP aman, dan solusi ERP berbasis cloud memberikan keamanan yang lebih baik daripada yang ditempatkan on-premise.
Ketersediaan yang tinggi lebih penting dari sebelumnya: Saat Anda pindah ke cloud, data disimpan di beberapa pusat data yang independen secara geografis, dengan redundansi yang diterapkan di seluruh sistem. Data Anda tidak hanya disalin ke satu data center; itu akan didistribusikan ke beberapa pusat data—jadi jika salah satu tidak berfungsi, data Anda akan dialihkan ke yang lain secara otomatis.
Penyedia cloud besar juga melindungi ketersediaan melalui virtualisasi. Ketika server divirtualisasikan di cloud, penyedia dapat dengan mudah memigrasikan server dari satu pusat data ke pusat data lainnya jika terjadi kegagalan. Sebagian besar sistem on-premise mungkin hanya memiliki dua server fisik yang gagal satu sama lain. Itu tidak membantu jika terjadi kebakaran atau pemadaman jaringan yang besar.
Keamanan fisik sangat sulit: Dibutuhkan banyak waktu dan uang untuk mencegah pencurian fisik. Untuk benar-benar melindungi server lokal Anda, Anda perlu menerapkan keamanan yang ketat, dengan penjaga, jebakan, dan kandang terkunci untuk server.
Di cloud, usaha dan pengeluaran Anda untuk semua itu hilang. Penyedia cloud menghabiskan uang untuk penjaga sepanjang waktu dan kontrol keamanan fisik yang canggih. Ukuran dan keamanan pusat data ini membuat pencurian fisik yang ditargetkan menjadi hampir mustahil.
Meningkatkan keamanan teknis Anda: Patching adalah salah satu masalah keamanan terbesar yang dihadapi perusahaan dari semua ukuran sampai mereka pindah ke cloud. Faktanya, beberapa pelanggaran terbesar—pikirkan Equifax dan wabah WannaCry—adalah akibat dari patch yang buruk.
Tidak seperti kebanyakan perusahaan, penyedia layanan cloud besar seperti Oracle memiliki sumber daya untuk mempekerjakan tim penuh waktu yang didedikasikan untuk menambal produk mereka. Proses patching di cloud sebagian besar dilakukan secara otomatis, yang menghilangkan waktu henti yang diperlukan patch on-premise.
24/7 membutuhkan staf yang banyak: Untuk mengawasi keamanan pusat data dengan benar, Anda perlu mempekerjakan staf 24/7 untuk terus memantau serangan. Kebanyakan organisasi tidak mampu membelinya. Penyedia cloud memiliki staf penuh waktu dan pusat operasi keamanan (SOC) 24 jam yang terus memantau seluruh infrastruktur mereka.
Segmentasi jaringan membantu keamanan: Keuntungan keamanan besar yang dimiliki cloud dibandingkan server dan infrastruktur lokal adalah segmentasi dari workstation pengguna. Cara paling umum penyerang masuk ke jaringan adalah melalui ancaman phishing dan email. Serangan hampir selalu masuk melalui workstation pengguna. Jarang sekali mereka datang langsung melalui lingkungan server.
Saat Anda di-hosting di cloud, semua workstation Anda sepenuhnya tersegmentasi. Di cloud, pengguna tidak duduk di jaringan perusahaan tempat data berada.
Enkripsi disederhanakan: Enkripsi bisa jadi sulit bagi perusahaan untuk diterapkan di seluruh lingkungan, tetapi penyedia cloud biasanya menawarkan enkripsi langsung dari kotak. Enkripsi membantu mencegah paparan data, karena penyedia cloud besar menggunakan enkripsi AES 256 tingkat militer sehingga penyerang tidak akan dapat membaca data apa pun yang mungkin mereka curi.
Kecepatan Penerapan
Setiap penerapan ERP membutuhkan waktu dan memerlukan perencanaan yang matang, tetapi cloud ERP menawarkan keuntungan yang jelas ketika Anda mempertimbangkan kecepatan penerapan. Karena cloud ERP tidak memerlukan perangkat keras tambahan, bisnis Anda tidak perlu membuang waktu untuk pengadaan dan pemasangan infrastruktur TI. Dengan cloud ERP, Anda dapat meluncurkannya dengan mudah di berbagai wilayah, anak perusahaan, dan divisi, menghindari biaya yang terkait dengan peluncuran tersebut. Jika Anda memilih sistem ERP berbasis cloud, perbedaan ini dapat menambah penghematan waktu yang signifikan: Penerapan Cloud ERP biasanya memakan waktu 3-6 bulan dibandingkan dengan 12 bulan yang biasanya diperlukan untuk mengimplementasikan solusi on-premise.
Sistem ERP berbasis cloud juga lebih mudah untuk diskalakan, memberi Anda fleksibilitas untuk menambahkan lebih banyak pengguna seiring pertumbuhan bisnis Anda. Solusi ERP on-premise tidak menawarkan kebebasan yang sama—untuk memberi lebih banyak karyawan akses ke sistem on-premise, seringkali perlu menyediakan perangkat keras tambahan.
Setiap bisnis itu unik, jadi meluangkan waktu untuk mempertimbangkan bagaimana opsi penerapan ERP yang berbeda akan memengaruhi perusahaan Anda sangatlah penting. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang penerapan solusi ERP berbasis cloud, hubungi kami.
Tulisan ini dalam bahasa Inggris bisa Anda baca di link berikut How Cloud ERP Compares to On-premise ERP dan tulisan-tulisan lain di NetSuite Business Solutions Articles.
