10 Praktik Terbaik Otomasi Akun Utang (AP)
Lisa Schwarz | Sr. Director of Product Marketing | NetSuite
Berbekal software otomasi akun utang atau account payable (AP) dan beberapa praktik terbaik AP, tim Anda sekarang dapat menghemat waktu yang dihabiskan untuk entri data manual. Anda akan membuang lebih sedikit waktu untuk memburu status dari setiap transaksi yang diberikan—semuanya ada di dasbor Anda, diarahkan secara otomatis oleh aturan alur kerja.
Hasilnya, bisnis yang mengadopsi software otomasi AP akan mendapati proses mereka bekerja lebih cepat, dengan lebih sedikit kesalahan. Selain itu, mereka juga akan mendapatkan visibilitas yang lebih baik, yang membantu melindungi mereka dari penipuan.
Apa itu otomasi akun utang (AP)?
Otomasi akun utang, atau otomasi account payable (AP), terdiri dari perangkat dan proses yang digunakan untuk mengotomasi proses akuntansi utang manual. Daripada tim akuntan keuangan memasukkan data secara manual, seluruh proses terjadi secara digital, dimulai dari pencatatan dokumen faktur dan data pesanan pembelian.
Otomasi AP akan menghemat waktu dan uang Anda sekaligus melindungi bisnis Anda dari kesalahan sekecil apapun yang dapat merugikan bisnis Anda. Namun, Anda harus menggabungkan software dengan proses kerja yang cerdas.
10 Kunci Praktik Otomasi Akun Utang (AP) Terbaik
Sebagian besar manajer keuangan bertanya-tanya, “bagaimana caranya agar tim akuntan utang (AP) kita dapat menjadi lebih efisien?” Jawaban kami adalah software otomasi AP plus praktik terbaik ini.
1. Dapatkan dukungan dari seluruh staf divisi. Biasanya ada keraguan saat akan melakukan perubahan internal. Tetapi agar otomasi AP berhasil, seluruh divisi keuangan harus ikut serta dan berkomitmen. CFO mungkin perlu mengobrol dengan staf satu-persatu untuk membicarakan peralihan sistem ini dengan mereka. Sharing tentang bagaimana otomasi AP akan membuat pekerjaan mereka lebih mudah sekaligus menguntungkan bagi organisasi.
Catat umpan balik apa pun dan gunakan dalam percakapan Anda dengan vendor. Pastikan setiap solusi yang diusulkan mencakup poin-poin masalah kehidupan nyata tim Anda. Mendokumentasikan diskusi ini dapat membantu Anda membuat analisis kasus bisnis yang solid untuk software otomasi AP.
2. Tetapkan manajer proyek (project manager) otomasi AP. Sangat penting untuk memiliki titik kontak untuk semua transaksi dengan vendor solusi software Anda, terutama selama fase implementasi. Orang ini akan mengawasi semua aspek di balik layar dari inisiatif dan memastikan aliran otomasi disiapkan secara optimal. Selain itu, orang ini berfungsi sebagai orang yang ditunjuk untuk pemangku kepentingan internal, jika ada masalah dengan software. Sementara manajemen sehari-hari terletak pada keuangan, manajer proyek bertanggung jawab atas tugas-tugas manajemen program, seperti pemantauan dan optimasi, dan untuk menyediakan laporan rutin tentang cara meningkatkan dan mempertahankan efisiensi.
3. Masukkan faktur baru secepatnya. Otomasi AP dapat secara dramatis mengurangi jumlah days payable outstanding (DPO)—dengan rata-rata 5,55 hari, menurut Aberdeen Group. Tetapi pengurangan itu tergantung pada saat faktur dimasukkan ke dalam sistem. Jika Anda masih menerima faktur kertas, Anda harus segera memindainya. Biasakan tim Anda memasukkan faktur baru ke dalam sistem pada hari mereka tiba. Dengan begitu, Anda dapat melacak transaksi dengan lebih baik dan mendapatkan manfaat DPO yang maksimal.
4. Otomasi secara bertahap. Ada banyak hal yang dapat diotomasi, tetapi itu tidak berarti Anda harus melepaskan semuanya begitu saja. Mungkin yang terbaik adalah meluncurkan proses otomatis secara bertahap, dengan waktu untuk mengecek jika ada kekurangan di antara fase. Saat otomasi memecahkan masalah, pengaturan yang tidak tepat dapat menyebabkan masalah yang lebih besar. Selain itu, akan ada kurva pembelajaran. Dengan bergerak perlahan dan memberikan waktu kepada tim Anda untuk mengadopsi proses baru, Anda dapat memastikan manfaat otomasi maksimal di masa mendatang.
5. Jaga komunikasi dengan vendor. Penting juga untuk memiliki tim yang sepenuhnya terlibat dalam komunikasi dengan vendor Anda. Banyak sistem otomasi AP memungkinkan Anda mengatur portal akses vendor. Di sana, vendor yang Anda pilih dapat memperbarui informasi mereka, memeriksa status faktur, dan menemukan jawaban atas pertanyaan umum. Buatlah daftar vendor dari mana Anda secara rutin membuat pesanan pembelian besar serta vendor langganan utama Anda dan berkomunikasi dengan mereka lebih awal dan sering tentang perubahan tersebut. Ke depannya, mereka akan menghargai informasi bahkan saat Anda membebaskan departemen AP Anda dari panggilan layanan pelanggan yang sering.
6. Integrasikan sistem Anda. Divisi keuangan Anda bergantung pada sistem apa saja? Sistem otomasi AP yang Anda pilih harus terintegrasi sepenuhnya, atau dapat diintegrasikan, dengan apa yang digunakan tim Anda untuk mengelola akun utang. Sangat penting bagi Anda untuk mempertimbangkan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), manajemen hubungan pelanggan, dan sistem keuangan inti lainnya. Jangan sampai tim Anda harus memasukkan informasi dua kali atau keluar-masuk software setiap hari. Selain itu, dengan mengintegrasikan perangkat yang sudah Anda gunakan ke dalam sistem baru Anda, Anda semakin mengurangi kurva pembelajaran dan mendapatkan akses ke data dari ujung ke ujung (end-to-end) yang dapat diubah menjadi laporan informatif.
7. Manfaatkan diskon pembayaran lebih awal. Sebagian besar vendor menawarkan diskon pembayaran lebih awal. Menurut Laporan AP & Modal Kerja 2017 PayStream Advisors, 31% responden mengatakan penggunaan faktur manual untuk pembayaran dan persetujuan menghalangi pencapaian setidaknya beberapa dari penghematan ini. Dengan otomasi AP, seharusnya hal tersebut tidak terjadi. Sistem ini memudahkan divisi keuangan untuk mengoptimalkan manajemen kas dan mempercepat persetujuan.
8. Atur alur kerja. Software otomasi AP dapat membantu Anda menerapkan sistem alur kerja untuk memastikan karyawan mendapatkan kejelasan tentang tanggung jawab mereka. Dengan begitu, semua orang di tim akun utang berada di halaman yang sama, terutama dalam hal tenggat waktu. Jika dan ketika kemacetan terjadi, Anda dapat memeriksa dasbor software Anda untuk melihat di mana kemacetan terjadi dalam persetujuan dan mendorong karyawan tersebut untuk melanjutkan proses.
9. Perhatikan metrik data di dasbor. Software otomasi AP menawarkan data waktu nyata (real-time) dengan mengklik tombol yang dapat Anda kompilasi di dasbor dan digabungkan menjadi wawasan bisnis. Dengan menggunakan data ini, Anda dapat mengawasi arus kas sambil mensurvei apa yang berhasil dan apa yang tidak. Misalnya, Anda dapat belajar dari metrik Anda bahwa alur kerja perlu dikonfigurasi ulang. Mungkin ada terlalu banyak langkah, atau terlalu sedikit, untuk menyelesaikan tugas secara efisien.
10. Pertimbangkan segala kemungkinan. Bencana alam, server crash, atau pemadaman listrik dapat sangat mengganggu operasi bisnis. Tapi itu seharusnya tidak terjadi jika Anda telah memantapkan rencana kelangsungan bisnis. Jadi, jangan lupa untuk mendokumentasikan proses AP saat Anda mengotomasi sehingga Anda dapat–jika diperlukan–kembali ke penanganan manual dari apa yang telah menjadi tugas otomatis. Pastikan staf Anda dilatih tentang cara melakukan fungsi secara manual, untuk berjaga-jaga.
Cara Memilih Solusi Otomasi AP Terbaik
Sebelum menetapkan, pastikan Anda menjelajahi semua opsi software otomasi AP Anda, sesuai dengan kebutuhan dan proses spesifik bisnis Anda. Sangat penting untuk menemukan yang paling cocok, paling menghemat waktu dan biaya, serta paling menguntungkan bisnis Anda.
Berikut adalah faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan saat Anda memilih.
- Solusi tunggal versus suite akuntansi: Ada sejumlah produk yang fokus secara eksklusif pada otomasi. Namun, tergantung pada software yang ada (serta apa saja kekurangannya), Anda mungkin memerlukan kemampuan otomasi sebagai bagian dari suite software akun utang-piutang bisnis yang lebih komprehensif.
- Integrasi dengan suite akuntansi: Jika Anda memilih solusi tunggal, software akan perlu terhubung dengan sistem bisnis Anda yang ada, termasuk ERP. Vendor harus memberikan kejelasan apakah software akan diintegrasikan tanpa pengembangan kustom. Pertimbangkan kompleksitas pemeliharaan (maintenance) yang diperlukan dengan integrasi ini, seperti seberapa sering harus diperbaharui (update), berapa biaya pemeliharaannya (maintenance), dan siapa yang melakukannya (apakah membutuhkan tim IT). Periksa ulasan atau review produk dan diskusikan dengan rekan-rekan kerja untuk mendapatkan wawasan tentang kualitas kemampuan integrasi produk.
- Fokus akun utang versus akun piutang: Satu hal yang harus diperhatikan dengan solusi tunggal adalah mereka dapat memberikan kedalaman yang lebih besar pada sisi utang atau sisi piutang. Tergantung pada bisnis Anda, Anda mungkin memiliki kebutuhan yang lebih besar di satu sisi daripada yang lain. Pilih sistem dengan area fokus yang paling sesuai dengan bisnis Anda.
Tulisan ini dalam bahasa Inggris bisa Anda baca di link berikut 10 Accounts Payable Automation Best Practices dan tulisan-tulisan lain di NetSuite Business Solutions Articles.
